Polisi Pemulangan Bayaran dan Deposit

1. Prinsip Utama Polisi

• Caj Pendaftaran / adalah hangus dan tidak boleh dikembalikan. Caj ini menampung kos pentadbiran, pemeriksaan awal dan penyelenggaraan sistem KUDRAT.
• Deposit kerja / bayaran kerja boleh dipulangkan mengikut kategori (penuh, pro-rata, tiada) seperti perincian di bawah.
• Polisi ini bertujuan memastikan ketelusan, kebolehjejakkan dan perlindungan kos sebenar yang telah ditanggung oleh KUDR.

2. Definisi Ringkas

• Caj Pendaftaran: Bayaran tetap yang dikenakan setelah KUDR mengesahkan permohonan untuk menampung kos pentadbiran; tidak boleh dikembalikan dalam apa jua keadaan.
• Caj Perkhidmatan: Bayaran yang dikenakan bagi menggunapakai perkhidmatan KUDR seperti yang dinyatakan dalam T&C perkhidmatan.
• Deposit / Bayaran Kerja: Amaun yang dibayar untuk menampung kos pelaksanaan kerja (UDM, TMP, kontraktor). Boleh dipulangkan mengikut syarat.
• Tarikh Pembatalan: Tarikh KUDR menerima notis pembatalan dari pemohon atau tarikh notis rasmi penolakan daripada PBM.

3. Kategori Pemulangan Bayaran dan Syarat

4. Formula Pengiraan Pemulangan Bayaran Pro-rata

• (P) = Jumlah Deposit/Bayaran Kerja yang dibayar oleh pemohon.
• (C) = Jumlah kos sebenar yang telah ditanggung oleh KUDR sehingga tarikh pembatalan (disokong invois).
• Amaun Pemulangan Bayaran (F):
  [ F = P - C]
• Kos yang diambil kira (C) termasuk: kos UDM yang telah dilaksanakan, kos TMP yang telah dikeluarkan, bayaran kepada kontraktor untuk kerja lapangan yang telah diselesaikan, yuran pihak ketiga yang tidak boleh dipulangkan, dan kos pentadbiran langsung yang berkaitan pelaksanaan kerja. Kos overhead umum tidak boleh dituntut tanpa bukti.

5. Proses Permohonan Pemulangan Bayaran (Aliran Ringkas)

1. Pemohon hantar Borang Permohonan Pemulangan Bayaran melalui emel dalam 14 Hari Bekerja selepas notis penolakan/pembatalan.
2. Semakan Awal (Operasi): KUDR semak dokumen dalam 7 Hari Bekerja; jika tidak lengkap, pemohon diberi notis untuk melengkapkan.
3. Penilaian Kos (Kewangan/Operasi): Kira (C) dan sediakan pengiraan pro-rata dalam 15 Hari Bekerja selepas semakan awal.
4. Keputusan: Notis keputusan dihantar kepada pemohon dalam 7 Hari Bekerja selepas penilaian.
5. Pembayaran: Jika diluluskan, pembayaran diproses ke akaun pemohon dalam 30 Hari Bekerja selepas keputusan.
6. Rekod: Semua transaksi direkodkan dalam KUDRAT dengan nombor rujukan.

6. Dokumen Sokongan Diperlukan

• Salinan notis penolakan atau pembatalan;
• Bukti pembayaran asal (resit/invoice);
• Borang permohonan pemulangan bayaran lengkap (elektronik);

7. Peranan dan Tanggungjawab

• Pemohon: Mengemukakan permohonan lengkap dalam tempoh; menyediakan maklumat akaun bank yang betul.
• KUDR Operasi: Semak kelengkapan, sahkan tarikh mula kerja, dan sediakan laporan teknikal ringkas.
• KUDR Kewangan: Kira kos sebenar, sediakan pengiraan pemulangan bayaran, proses pembayaran dan simpan rekod audit.

8. Notifikasi dan Komunikasi

• Status permohonan (Diterima / Ditolak / Dalam Proses) akan dimaklumkan kepada pemohon dalam 7 Hari Bekerja selepas setiap peringkat keputusan penting.
• Template notifikasi disediakan (keputusan, amaun, tarikh anggaran pembayaran, alasan jika ditolak.

9. Pertikaian dan Rayuan

• Jika pemohon tidak bersetuju dengan pengiraan kos, pemohon boleh memfailkan rayuan bertulis dalam 14 Hari Bekerja selepas notis keputusan.
• Rayuan akan dikemukakan kepada Jawatankuasa Pelaburan & Kewangan (JKPK) KUDR untuk pertimbangan sewajarnya. KUDR akan memaklumkan status atau keputusan rayuan tersebut sebaik sahaja mesyuarat JKPK selesai bersidang dan keputusan muktamad diperolehi.
• Jika masih tidak mencapai persetujuan, penyelesaian pertikaian adalah tertakluk kepada undang-undang Malaysia.

10. Ketelusan dan Rekod

• Semua pemulangan bayaran mesti disokong oleh invois dan bukti pembayaran; KUDR mengekalkan rekod dalam KUDRAT.
• KUDR berhak menolak atau menangguhkan pemprosesan jika dokumen tidak lengkap atau terdapat kecurigaan penipuan.

11. Contoh Kes Praktikal (Ringkas)